Komunikasi dalam tulisan

• Penulisan kabar atau berita

          Apa sebenarnya fungsi penulisan berita ? Menulis sebuah berita ialah suatu bentuk upaya  untuk menyampaikan kabar atau informasi mengenai sesuatu kejadian dalam bentuk tulis/tertulis. Dalam berita sangat lah penting sebagai penulis untuk menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, agar pembaca dapat mudah memahami apa yg disampaikan dalam berita tersebut.

         Sebagai Penulis berita yg baik adakalanya penulis harus memperhatikan unsur2 kelengkapan dalam sebuah berita yaitu : (5W+1H) what, who, when where, why dan how.

     

• Penulisan pesan pesan persuasive

         Persuasif adalah suatu usaha dalam bentuk ajakan untuk mengubah kepercayaan, tindakan ataupun sikap. Sederhananya penulisan persuasive ini fungsinya untuk menyampaikan suatu pesan dengan suatu cara yang dapat membuat para pembaca ataupun pendengar merasa mempunyai suatu pilihan dan dapat membuat mereka setuju.

         Di dalam suatu organisasi pesan2 persuasif mempunyai maksud untuk menjual gagasan atau ide mereka kepada orang lain, mengajak atau mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan meminta bantuan penggalangan dana untuk membiayai suatu proyek.

         

     1. Analisis Audien

Penyampaian pesan2 persuasif yg paling baik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan keinginan atau minat dari para pembaca atau pendengar itu sendiri. Untuk mengakomodasikan perbedaan masing2 individual, analisis terlebih dahulu pembaca atau pendengar anda lalu susun lah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

   2. Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang sudah ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan para pembaca atau pendengar, tetapi juga akan membantu anda agar mereka bisa respect terhadap anda.

  3. Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam hal sperti ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional secara tidak langsung dalam menyampaikan pesan2 persuasif. Tetapi apabila kita mengetahui bahwa para pembaca dan pendengar suka dengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka kita bisa menggunakan pendekatan operasional secara langsung .

• Korespondensi (surat menyurat)

        Korespondensi (surat menyurat) adalah suatu kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak2 yg terkait di dalamnya, baik itu mengatas namakan suatu instansi ataupun perseorangan. Jadi pada iIntinya Korespondensi itu adalah kegiatan surat menyurat. Sedangankan untuk pihak lain yang berkaitan disebut dengan koresponden. Media yg digunakan dalam kegiatan korespondesi adalah surat. Surat memiliki peran penting dalam menciptakan suatu hubungan antara pihak yang terkait. Maka dari itu, dalam penulisan surat harus sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun dari segi tata letaknya.

       

Berikut Merupakan Ciri-ciri Surat : 

1. Pesannya berupa tulisan
2. Terdapat isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan
3. Penulisannya mengikuti aturan tertentu
4. Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat
5. Terdapat informasi mengenai pihak yang terkait

Fungsi Surat :

1. Sebagai penyampai pesan
2. Sebagai wakil atau delegasi pengirim
3. Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal
4. Sebagai bukti tertulis
5. Sebagai alat pengingat
6. Sebagai dokumen penting

Bagian-bagian Surat :

Bagian surat tidaklah sama semua, karena pada setiap jenis surat pasti memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yg umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut adalah:

1. Informasi pengirim atau kop surat
2. Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)
3. Penerima surat
4. Alamat tujuan surat
5. Pembuka surat
6. Isi surat
7. Penutup surat
8. Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
9. Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

referensi :

Firman, Akbar. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif. retrieved 26 May 2016 from http://www.infokekinian.com/penulisan-pesan-pesan-persuasif-makalah-komunikasi-bisnis/

http://www.siyusuf.com/2015/05/pengertian-korespondensi-dan-surat.html

http://www.berpendidikan.com/2015/11/contoh-cara-membuat-dan-langkah-langkah-menulis-teks-berita.html

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

• Komunikasi Lisan dalam Rapat

       Biasanya pada suatu pertemuan ataupun rapat, setiap peserta harus menyadari posisinya masing2 dalam suatu forum. Masing2 peserta harusnya ;

1. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif dan tidak emosional.
2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpatispasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
3. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
4. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat, serta tidak berbicara bertele-tele.
5. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

• Komunikasi Lisan dalam Wawancara

             Pada dasarnya wawancara merupakan suatu obrolan biasa, tapi dengan topik yang tertentu, dan ada pihak yang akan bertanya (pewawancara) dan pihak lain yang harus menjawab, memberi informasi, atau menjelaskan. 

      Berikut ini adalah beberapa sikap wawancara yang baik dan benar, antara lain :

     1. Fokus pada lawan bicara

     2. Fokus pada topik pembicaraan

     3. Tidak boleh memotong pembicaraan 

     4. Gunakan volume suara yang baik (tidak berbicara terlalu keras) 

     5. Sabar 

     6. Lakukan verivikasi jika ada kekurangan atau kesalahan

     7. Tidak boleh menyakiti hati responden 

     8. Hidari bahasa yang menggurui responden

     9. Hidari kata-kata kasar (kotor) 

     10. Bersikap ramah 

     11. Hindari sikap rakus 

     12. Hidari tatapan yang aneh sperti menyelidik/melotot/cligak clinguk 

     13. Dan yang terakhir Ucapkan terimakasih

• Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

            Menurut Oliver Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. Sedangkan menurut Casse bahwa negosiasi itu ialah proses dimana paling tidak ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama. Sementara Stephen Kozicki mengatakan Negosiasi merupakan suatu seni dalam mencapai persetujuan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas. 

Berikut ini adalah beberapa Tujuan dari adanya Negosiasi :

 1. Untuk menemukan suatu kesepakatan antara kedua belah pihak
 2. Untuk memenuhi harapan/keinginan antara kedua belah pihak
 3. Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian.

Biasanya dalam melakukan negosiasi setidaknya terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dilakukan :  

1. Persiapan 
Yang dimaksud persiapan itu ialah meliputi, Mengumpulkan atau mencari informasi, Menentukan tim negosiasi, Mengusahakan lebih banyak untuk mengenal profil pihak lawan, tujuannya adalah agar tumbuh kepercayaan diri & kesiapan dalam melakukan negosiasi. 

2. Kontak pertama 

Tahap ini adalah tahap pertemuan secara langsung antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Lalu ada yg namanya Tahap penilaian, dimana pada tahap ini akan muncul kesan pertama antara kedua belah pihak. 

3. Konfrontasi 

Tahap ini adalah tahap dimana sering terjadinya adu argumen antara kedua belah pihak terhadap segala sesuatu yang dinegosiasikan. Lalu pada tahap ini juga biasanya terdapat perbedaan dan berpotensi semakin panasnya perdebatan.

4. Konsiliasi 
Yang dimaksud konsoliasi adalah melakukan tawar menawar utk memperoleh kesepakatan yang betul2 disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak. 

5. Solusi
Pada tahap ini kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi, atau dimana para negosiator mulai menemukan kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing2, dengan mengembangkan sikap relasional dan bersikap saling memberi solusi terbaik bagi kedua belah pihak. 

6. Pasca Negosiasi 
Tahap ini adalah tahap terakhir dari suatu negosiasi yaitu bentuk konsolidasi bagi kedua belah pihak, memastikan masing2 pihak berkomitmen atas segala yg sudah disepakati. 

KETRAMPILAN BERNEGOSIASI 

Berikut terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi antara lain : 

1. Skill Convensional : 

     a. Menggunakan pertanyaan terbuka 

     b. Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata                          sendiri 

    c. Diam setelah suatu pertanyaan dibuat oleh lawan negosiator. 

    d. Menyimpulkan dari waktu kewaktu, dan membuat catatan penting selama negosiasi 

    e. Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya diri.

 2. Skill Nonconvensional : 

     a. Menunjukkan salah pengertian tentang maksud pihak lawan dengan perumusan ulang                          pertanyaan dan kesimpulan yang salah.

     b. Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan 

     c. Menggunakan kata-kata yang over stateman seperti selalu, tidak pernah,tidak mungkin, dll. 

     d. Membuat gerakan yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga. 

     e. Menghujani pihak lawan dengan banyak pertanyaan atau bias jua terlalu banyak informasi yang         menimbulkan kebingungan

referensi :

Nawangsari, Sri. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

Yuliantri, R. A. Etika dan Komunikasi Wawancara. Retrieved May 26, 2016 from http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf

Hais, Dama. EFEKTIVITAS KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI DALAM BISNIS. retrieved May 26 2016 from repository.ung.ac.id/get/.../Efektivitas-Komunikasi-dan-Negosiasi-Dalam-Bisnis.pdf

Presentasi Bisnis

• Persiapan dasar presentasi bisnis

A.      Penguasaan Topik atau materi yang akan Dipresentasikan

Salah satu syarat penting yang harus kita lakukan ketika akan menghadapi presentasi adalah penguasaan materi yang akan dipresentasikan. Dengan penguasaan topik materi yg akan dipersentasikan presenter akan lebih mudah menyampaikan apa yg ingin disampaikan kepada audiens. Apabila presenter tidak siap akan materi presentasinya hal tersebut akan menghambat penyampaian pesan kpd audiens, dan juga dapat memberikan image yg kurang baik bagi presenter yang bersangkutan.

B.      Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Hal selanjutnya yg harus diperhatikan agar presentasi berjalan dengan baik adalah memanfaatkan berbagai alat bantu yang akan membuat presentasi tersebut menjadi lebih menarik dan dapat menemui ekspektasi dari sang presenter.

C.      Menganalisis Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi

Lalu pada langkah yg terakhir agar presentasi berjalan sesuai dengan ekspektasi adalah menganalisa lingkungan lokasi tempat dimana akan melaksanakan presentasi bisnis. Dengan memahami suasana lokasi untuk presentasi tersebut tentu akan memberikan kemudahan  kpd seorang presenter dalam mengatur perlengkapan yg akan digunakan dalam presentasi. Contoh sperti tata letak ruang, bentuk meja dan kursi untuk para audiens dan lain sebagainya.

• Penggunaan alat bantu dalam presntasi

1. Papan tulis                                                                                 
2. Flip Charts                                                                      
3. Transparansi overhead project                                                 
4.  Papan tulis elektronik                                                               
5. Panel LCD                                                                                 
6. Proyektor LCD                                                                         

• Menganalisa audiens

            Seorang pembicara atau presenter sangat perlu untuk mengenal siapa yang menjadi audiens agar tujuan presentasi dapat tercara dengan baik. Dengan cara bertanya menggunakan 5W+1H  maka seorang presenter akan dapat mengidentifikasikan para audiens nya. Sehingga presenter akan dapat melakukan persiapan atisipatif.

Dalam menganalisis audiens seorang presenter harus bisa menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :

1.    Apa yang diinginkan audiens? 

     Sebagai presenter yg baik perlu mengetahui apa yg sebenarnya diinginkan dari para audiens. Supaya penyampaian pesan2 bisnis bisa sesuai sperti yg diharapkan. 

2.     Kapan melakukan persentasi? 

    Seorang presenter juga perlu memperhatikan secara seksama kapan dia akan melakukan presentasi bisnis seperti : hari, jam berapa, tanggal, bulan, dan tahun.

3.   Siapa audiensnya?

  Sebagai presenter juga harus menganalisis audiens, tentang kepada siapa sebenarnya seseorang itu berbicara.  

4. Dimana melakukan persentasi? 

    Bagi seorang presenter, pemahaman terhadap tempat dimana dirinya akan melakukan persentasi merupakan satu hal yg sangat penting.

5.   Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis, seorang presenter juga harus mampu menjawab   berbagai pertanyaan tentang mengapa dia harus melakukan persentasi bisnis.

6.   Bagaimana melakukan persentasi?                                                                         

     Seorang presenter yg satu dengan pembicara yang lain tentunya harus memiliki strategi persentasi bisnis yang beraneka ragam.

• Mempersiapkan diri dan mental

          Salah satu faktor yang membuat keberhasilan suatu presentasi bisnis adalah dimana adanya faktor self confidence atau kepercayaan diri yang kuat dari sang Presenter. Presenter yang kurang memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada presantasi bisnis yang asal-asalan atau kurang baik. Sehingga presentasi tersebut tidak mencapai sasaran yang diinginkan.

Ketidakpercayaan diri seseorang bisa diekspresikan dengan berbagai sikap atau perilaku sebagai berikut:

·      Gemetar

Tangan serta lutut yang gemetar sebenarnya bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Akan tetapi itu merupakan terjadinya  suatu proses bomeostatik dari badan yang  sedang membuang energi berlebih. Presenter harus menggunakan kelebihan energy tsb secara positif dengan cara melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens.

·      Bicara Terputus-putus

Jika saat persentasi bisnis seorang presenter mulai berbicara terputus-putus, Alangkah baiknya lepaskan kontak mata dengan audiens terlebih dahulu lalu mulai mengambil nafas dalam-dalam dan hembuskan nafas secara perahan sambil melihat catatan kecil yg dibawa. Selanjutnya, presenter sebaiknya mulai memfokuskan perhatian pada apa yang sedang dipresentasikan.

·      Mulut Kering

Jika pada saat presenter melakukan presentasi bisnis dan tiba terasa mulut mulai kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Karna hal tersebut bisa membuat presenter tidak merasa nyaman dalam menyampaikan materi presentasi.

·      Tenggorokkan Tersumbat

Apabila seseorang presenter yg sedang melakukan persentassi bisnis dan tiba2 tengorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil menundukkan kepala,  lalu katupkan bibir, buka bagian belakang tengorokan dan tarik udara masuk lewat hidung. Hal tersebut sangatmembantu apabila tba2 tenggorokan terasa tersumbat.

·      Tersenggal-senggal

Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentase bisnis, tiba-tiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan cemas, tundukkan kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatlah lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendorkan bahu, tarik napas dalam-dalam kebagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.

referensi :

Dea,Irwin.PresentasiBisnis.retrieve26May2016 from https://www.academia.edu/9420401/MAKALAH_KOMUNIKASI_BISNIS_PRESENTASI_BISNIS
Nawangsari, Sri. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

Perencanaan Laporan Bisnis

• Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

          Arti dari laporan bisnis adalah dokumen faktual yg menyatakan tujuan dari suatu organisasi / perusahaan yg merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan / memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

Berikut merupakan Klasifikasi dari setiap laporan, yg dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Laporan individu & laporan resmi
Laporan ini biasnya dibuat atas inisiatif seseorang, oleh karena itu memerlukan rincian dan pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi yg dibuat berdasarkan permintaan pihak lain. pada saat menyusun laporan individu, biasanya pembuat laporan lebih banyak menyampaikan latar belakang pada pokok laporannya dan menerangkan tujuan dari laporan nya tersebuut.

2.Laporan rutin & laporan khusus
Beda dengan laporan Individu dan resmi, laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas yg rutin dilakukan. Laporan rutin biasanya dibuat dalam bentuk berupa beberapa kolom kosong pada bagian-bagian tertentu.

3.Laporan internal & laporan eksternal
Laporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat kebih formal.

• Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

BAGAN LAPORAN BISNIS

Berikut merupakan gambaran umum sebuah laporan bisnis yg terdiri dari beberapa bagian yaaitu: pendahuluan, teks, dan yg terakhir penutup.

a. Pendahuluan
Dalam bagian ini terdapat bbrapa hal yg perlu untuk diperhatikan, dan merupakan bagian yang akan ditulis.

1. Pemberi kuasa adalah orang yg meminta laporan.
2. Layout atau rencana presentasi yg berisi apa ya akan dibahas dalam laporan bisnis tersebut.
3. Masalah yg biasanya diletakkan pd awal2 pendahuuluan sebelum maksud & tujuan.
4. Maksud penulisan laporan bisnis harus terlihat dalam bagian pendahuluan, yg terdiri dari tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
5. Ruang lingkup berkaitan dengan luaas cakupan atau batas suatu pokok bahasan utk sebuah laporan bisnis.
6. Metodologi menyangkut pada cara menguumpulkan data / informasi.
7. Sumber2 primer atau sekunder yg meliputi antara lainn publikasi, catatan perusahaaan,  hasil wawancara karyawan, surat, memo, dan sebagainya.
8. Latar belakang dari situasi yg sedang diteliti perlu juga untuk dimasukkan, agar memperoleh gambaran dan pemahaman yg jelas terhadaap pokok baahasan.
9. Definisi istilah perlu juga dicantumkan, agar tidak terjadinya salah penafsiran, apabila di gunakan definisi atau istilah2 yg tidak umum ataau lazim.
10. Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau dataa yg tersedia.
11. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusaan yg perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis.

b. Teks
Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yg dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut. Pada bagian ini membahas hal2 yg penting dan secara rinci. Disamping itu bagaian ini juga akan membantu dlm mencapai suatu tujuan atau maksud penulisan laporan bisniss. Penulisan laporan bisnis yg baik, harus mencakup temuan fakta yg penting dan relevan serta membuang hal2 yg tidak diperlukan atau yg tidak relevan. 

c. Penutup
Bagian penutup berfungsi untk merangkum laporan yg sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, dam memberikan rekomendasi. Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal2 yang tidk dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian yg di antara lain :

1. Rangkuman, rangkuman merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
2. Kesimpulan, berisi berupa evaluasi fakta2 dan data2 yg dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi.
3. Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yg didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
4. Rencana tindakan, bagian ini merupakan pernyataan terakhir yg mencakup waktu pelaksanaan, anggaran yg diperlukan, serta orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis yg sedang dilakukan.

• Pengorganisasian isi dalam Laporan Bisnis

      Berikut merupakam cara Menyusun Teks Laporan Bisnis :

      1. Membuat topik2 atau kriteria

      2. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian

      3. Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alfabet

      4. Menyusun urutan tingkat familiaritas

      5. Menyusun sumber-sumber yang digunakan 

      6. Mendeskripsikan lokasi atau tempat

      7. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

      8. Pemecahan masalah 

      

• Penulisan Laporan Singkat

       Yang dimaksud dengan Laporan singkat ialah suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak memihak, serta memiliki tujuan yg jelas dan penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk suatu tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis biasanya diminta oleh mereka yg memiliki wewenang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu.

Beriukut merupakan fungsi atau kegunaan Penulisan Laporan Singkat :

1. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru
2. Laporan bisnis (Business Report)
3. Menentukan ide atau gagasan
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan.
5. Menganalisis dan menafsirkan data
6. Mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
7. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir
8. Mendefinisikan masalah,tujuan dan ruang lingkup
9. Persiapan sebelum menulis laporan bisnis

• Membuat Laporan Bisnis yang Baik

       Sebuah laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal. Bbrapa laporan diperlukan sebagai dokkumentasi yg bersifat permanen. Sementara, yang lainya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab pertanyaan. Berikut merupakan 3 hal yg tercakup pada suatu laporan bisnis yg baik : 

1. Akurat
2. Keputusan yang baik
3. Format Organisasi yang sesuai dengan pembaca                                                                              

referensi: 

Sutrisna Dewi, Komunikasi Bisnis, 2008: Andi

Anggi, Vayajelissca. Penulisan Laporan. retrieved May 26 2016 from https://prezi.com/lejntnqofl80/penulisan-laporan-bisnis/ 

Nias, Maruhawa. Penulisan Laporan SIngkat. retrieved May 26 2016 from https://prezi.com/gryedzzkidsx/penulisan-laporan-singkat/

Purwanto, Djoko. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga

Pengorganisasian dan Revisi pesan pesan bisnis

• Pengorganisasian dengan menggunakan outline

   Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukann 2 proses tahapan, yg pertama yaitu pendefinisian dan penggolongan ide2, lalu selanjutnya ialah penetapan urutan ide2 dengan perencanaan organisasional yg terpilih secara hati2.

1.        Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Dengan memmutuskan apa ya harus dikatakan adalah masalah mendasar yg harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Apabila sebuah materi yg disajikan kurang begitu baik, atau tidak memiliki suaatu gaya yg menarik, fakta yg ada dapat menjadi kabur atau tidak tersampaikan dengan jelas. Cepat atau lambat, para audience akan menyimpulkan bahwa apa yg sudah disampaikan benar2 tidak bernilai sedikitpun. Dalam berbagai bentuk kegiatan komunikasi, haruslah dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. 

Dalam susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan, yaitu:

A.       Mulailah dengan Main Idea / ide pokok

Main idea / ide pokok akan membantu menetapkan suatu tujuan dari suatu pesan. Pada Idde pokok tersebut dapat diringkas ke dalam duaa hal yaitu: (1) hal2 apa saja yg diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh para audience, (2) alasan yg mendasar. Alasan mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Pada intinya ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

B.      Nyatakan point2 pendukung yg penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, lalu tahap selanjutya adalah menyusun point2 apa saja yg penting, sebagai pendukung ide pokok.

2.        Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide2, lalu langkah yg selanjutnya ialah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, terdapat dua pendekatan penting yg dapat digunakan, Yaitu :

A.       Pendekatan langsung

Pendekatan secara langsng sering juga disebut dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul diawal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

B.      Pendekatan tidak langsung

Terkadang juga diesebut dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian dikuti dengan ide pokoknya.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi dari para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah selanjutnya adalah menentukan rencana organisasional yg paling cocok diantara bebagai model berikut :

(a.       Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling biasa / sering digunakan adalah penyampaian secara langsung pada poin yang ingin dituju. Direct Request bisaa bebentuk surat ataupun memo. Misalnya, ketika anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda ingin mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, speti karakteristik, bentuk, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda boleh membuat surat permintaan langsung. Bila para audience merasa tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, maka anda dapat menggunakan Permintaan langsung (direct request).

(b.      Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Seandainya memberikan informasi rutin adalah suatu bagian dari bisnis tetap, maka para audience mungkin akan bersikap netral terhadap pesan ygg diberikan. Akan tetapi pesan-pesan yg berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sepekerjaan, lantas akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Berdasarkan penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan2 yg berjenis sperti ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif.

(c.       Pesan-pesan bad news

Apabila materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seprti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, pengurangan karyawan, atau penurunan pangkat, maka audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh sebab itu,penpendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan secara tidak langsung. Jika memang harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, lantas gunakanlah bahasa yang halus.

(d.      Pesan-pesan persuasif

Ketika audience mulai tidak tertarik terhadap pesan2 yang disampaikan, maka pesan2 persuasif (persuasive messages) dengan pendekatan secara tak langsung dapat digunakan. Fungsinya ialah untuk melakukan penagihan pinjaman yang digunakan secara persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran para audience dgn melakukan persuasi, sehingga mereka semua dapat memahami fakta yang ada.

• Pemilihan kata yang tepat

    Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat tersebut dapat dengan mudah dipahami, Anda haruss bisa memilih kata2 yang tepat dengan sebaik baiknya. Dalam menyampaikan pesan2 bisnis, peranan kata penting artinya. Agar maksud penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

1. Memilih Kata-kata yang familiar
2. Memilih Kata-kata yang singkat
3. Memilih Kata-kata yang bermakna tunggal 

• Membuat kalimat yg efektif

Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yg disusun untuk mencapai daya informasi yg cepat dan baik.

Ciri-ciri kalimat efektif :

1. Kesepadanan
2. Kehematan
3. Kelogisan
4. Keparalelan atau Kesajajaran

referensi :

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi ke 3). Jakarta: Erlangga.

Purwanto. Djoko. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga

Pebi Yansyah. Komunikasi Bisnis - Revisi Pesan-pesan Bisnis. Retrieved May 26 2016 from https://prezi.com/gej0mgxov_u-/komunikasi-bisnis-revisi-pesan-pesan-bisnis/