Pengorganisasian dan Revisi pesan pesan bisnis

• Pengorganisasian dengan menggunakan outline

   Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukann 2 proses tahapan, yg pertama yaitu pendefinisian dan penggolongan ide2, lalu selanjutnya ialah penetapan urutan ide2 dengan perencanaan organisasional yg terpilih secara hati2.

1.        Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Dengan memmutuskan apa ya harus dikatakan adalah masalah mendasar yg harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Apabila sebuah materi yg disajikan kurang begitu baik, atau tidak memiliki suaatu gaya yg menarik, fakta yg ada dapat menjadi kabur atau tidak tersampaikan dengan jelas. Cepat atau lambat, para audience akan menyimpulkan bahwa apa yg sudah disampaikan benar2 tidak bernilai sedikitpun. Dalam berbagai bentuk kegiatan komunikasi, haruslah dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. 

Dalam susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan, yaitu:

A.       Mulailah dengan Main Idea / ide pokok

Main idea / ide pokok akan membantu menetapkan suatu tujuan dari suatu pesan. Pada Idde pokok tersebut dapat diringkas ke dalam duaa hal yaitu: (1) hal2 apa saja yg diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh para audience, (2) alasan yg mendasar. Alasan mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Pada intinya ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

B.      Nyatakan point2 pendukung yg penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, lalu tahap selanjutya adalah menyusun point2 apa saja yg penting, sebagai pendukung ide pokok.

2.        Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide2, lalu langkah yg selanjutnya ialah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, terdapat dua pendekatan penting yg dapat digunakan, Yaitu :

A.       Pendekatan langsung

Pendekatan secara langsng sering juga disebut dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul diawal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

B.      Pendekatan tidak langsung

Terkadang juga diesebut dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian dikuti dengan ide pokoknya.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi dari para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah selanjutnya adalah menentukan rencana organisasional yg paling cocok diantara bebagai model berikut :

(a.       Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling biasa / sering digunakan adalah penyampaian secara langsung pada poin yang ingin dituju. Direct Request bisaa bebentuk surat ataupun memo. Misalnya, ketika anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda ingin mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, speti karakteristik, bentuk, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda boleh membuat surat permintaan langsung. Bila para audience merasa tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, maka anda dapat menggunakan Permintaan langsung (direct request).

(b.      Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Seandainya memberikan informasi rutin adalah suatu bagian dari bisnis tetap, maka para audience mungkin akan bersikap netral terhadap pesan ygg diberikan. Akan tetapi pesan-pesan yg berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sepekerjaan, lantas akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Berdasarkan penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan2 yg berjenis sperti ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif.

(c.       Pesan-pesan bad news

Apabila materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seprti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, pengurangan karyawan, atau penurunan pangkat, maka audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh sebab itu,penpendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan secara tidak langsung. Jika memang harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, lantas gunakanlah bahasa yang halus.

(d.      Pesan-pesan persuasif

Ketika audience mulai tidak tertarik terhadap pesan2 yang disampaikan, maka pesan2 persuasif (persuasive messages) dengan pendekatan secara tak langsung dapat digunakan. Fungsinya ialah untuk melakukan penagihan pinjaman yang digunakan secara persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran para audience dgn melakukan persuasi, sehingga mereka semua dapat memahami fakta yang ada.

• Pemilihan kata yang tepat

    Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat tersebut dapat dengan mudah dipahami, Anda haruss bisa memilih kata2 yang tepat dengan sebaik baiknya. Dalam menyampaikan pesan2 bisnis, peranan kata penting artinya. Agar maksud penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

1. Memilih Kata-kata yang familiar
2. Memilih Kata-kata yang singkat
3. Memilih Kata-kata yang bermakna tunggal 

• Membuat kalimat yg efektif

Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yg disusun untuk mencapai daya informasi yg cepat dan baik.

Ciri-ciri kalimat efektif :

1. Kesepadanan
2. Kehematan
3. Kelogisan
4. Keparalelan atau Kesajajaran

referensi :

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi ke 3). Jakarta: Erlangga.

Purwanto. Djoko. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga

Pebi Yansyah. Komunikasi Bisnis - Revisi Pesan-pesan Bisnis. Retrieved May 26 2016 from https://prezi.com/gej0mgxov_u-/komunikasi-bisnis-revisi-pesan-pesan-bisnis/