Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

• Penentuan Proses Komposisi

Pencanaan

Pada fase perencanaan atau planning phase, perlu dipikirkan hal2 yg cukup mendasar, seprti siapa yg akan menerima pesan, ide pokok atau main idea, Pesan2 yg akan disampaikan dan saluran atau media yg akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

Komposisi

Komposisi, sgt erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata2, kalimat, dan paragraph. Dalam hal ini biasanya mengunakan kata2 yg sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

Revisi

Setelah ide2 sudah dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragrap, kita perlu memperhatikan apakah kata2 tersebut sudah diekspresikan dengan benar. Lalu seluruh maksud dan isi pesan harus dikaji kembali, apakah sudah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

• Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal pertama yg harus dilakukan adalah memikirkan maksudd atau tujuan dari komunikasi tresbut. Agar dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan para audience, pertama-tama dia harus menentukan tujuan yg jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas ?

        Dengan tujuan yg jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :

a)  Keputusan untuk meneruskan pesan.
Sebelum menyampaikan suatu pesan, haruslah kita pastikan, apakah  pesan yang mau disampaikan benar2 diperlukan atau tidak.

b) Keputusan untuk menenggapi audience.Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi para audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif2 mereka. Mengapa mereka harus memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apa mereka mengharapkan keuntungan? Apa harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif para audiencenya, komunikator mungkin tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c)  Keputusan untuk memutuskan isi.
Menetapkan tujuan yg jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Biasanya komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yg penting, yg relevan dengan pencapaian tujuan yg telah ditetapkan. Informasi yg kurang relevan harus di sisihkan.

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media.Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis

Umumnnya, ada 3 tujuan komunikasi bisnis antara lain :

 a  Persuasi (persuading)

 b. Memberi informasi (informing)

 c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

3. Cara Menguji Tujuan

Berikut ada 4 pertanyaan dalam menguji tujuan yg telahh ditentukan yaitu :

 a) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

 b) Apakah waktunya tepat?

 c) Apakah tujuan tersebut realistis?

                  d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan

• Analisis Audience

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki arti dan tujuan yg jelas, lalu langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yg akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka, dan apa yang mereka ketahui?

1)    Cara mengembangkan profil audience

a.  Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yg berbeda dengan audience yg jumlahnya lebih sedikit, sehingga untuk mengadapinya diperlukan teknik komunikasi yg berbeda. Bentuk dan format penulisan materi yg akan disampaikan juga ditentukan oleh banyaknya jumlah audience.

b.  Siapa audience ?

Bila audience yg dituju lebih dari satu orang, maka komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yg memegang posisi kunci/posisi yg penting, seperti mereka yg memiliki status organisasional yg lebih tinggi.

c.  Reaksi audience

Setelah mengetahui siapa yg menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang2 yg tidak suka berdebat atau kurang kritis,

d.  Bagaimana tingkat pemahaman audience?

Ketika ingin menyampaikan pesan2, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Apabila komunikator dan audience memiliki latar belakang yg jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut di didik.

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?

Jika komunikator adalah orang yg belum dikenal oleh para audience, lantas audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi dimulai. Komunikator dengan penampilan yg meyakinkan, biasanya dapat membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2)  Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

        Salah satu kunci dari komunikasi yg efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Namun ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :    

 a.  Berikan semua informasi yang diperlukan

 b. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

 c. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan

 d. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

 e. Yakinkan bahwa informasinya akurat

3)  Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience.

          Beberapa jenis pesan bertujuan untuk memotivasi para audiencenya, agar mereka mau mengubah prilaku. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Pada kasus tersebut upaya yg dibutuhkan utk mengatasi kendala2 tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yg bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

• Penentuan Ide Pokok

Menentukan ide pokok merupakan langkah selanjutnya setelah menganalisis tujuan dan aduience. Topik dan main idea atau ide pokok adalah dua hal yg berbeda. Topik ialah subjek pesan, sedangkan ide pokok ialah pernyataan suatu topik yg menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

1. Teknik Brainstorming.

 a) Storyteller’s tour

Telaah pesan2 yang disampaikan melaui Tape recorder. Fokus pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sii penerima.

 b) Random list

Menuulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.

c)  CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.

Apabila subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembaran kerja yg akan membantu menjelaskan hubungan antara temuanyaa (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yg akan di berikan nantinya.

d)  Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik ialah memberikan poin yg baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e)  Question And Answer Chain

Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f)  Pembatasan cakupan

Penyajian rutin kepada audience yg telah anda kenal hendaknya menggunakan kata2 yang singkat. Agar dapat menghemat waktu dan dengan cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator

• Seleksi Saluran media 

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide2 dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pemilihan pada dasarnya tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.

a. Komunikasi Lisan

                 Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis. Saluran lisan dapat digunakan apabila :

-          Diperlukan umpan balik secara langsund dari penerima

-          Pesan relative sederhana dan mudah dimengerti

-          Tidak memerlukan catatap permanen

-          Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis

-          Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

                 Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

b. Komunikasi Tertulis

                 Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Saluran komunikasi tertulis tepat digunakan bila :

-        Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

-        Pesan terinci dan kpmpleks

-        Memerlukan perencanaan yang seksama

-        Memerlukan catatan permanen

-        Penerima dalam jumlah banyak

-        Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografisingin meminimalkan peluang distorsi

                       

 Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

referensi :

Alifatul, Jannah. Perencanaan Pesan Pesan Bisnis. Retrieved May 26 2016 from http://www.academia.edu/8904758/perencanaan_pesan-pesan_bisnis